Geschäftsordnung
1.Vorbemerkung:
Basis dieser Geschäftsordnung (GO) sind die Statuten des Vereins (§ 1 bis § 17), welche der Bundespolizeidirektion Wien am 16.3.2006 (GZ. III-1652, ZVR-Zahl 792182428) angezeigt wurden. Diese GO wurde vom Vorstand des Vereins in seiner Sitzung am 19. April 2006 zur Kenntnis genommen und von der Generalversammlung beschlossen.
2. Der Verein
Hauptziel des Vereins ist, das Management des ÖKS zu befähigen, ohne Unterstützung des Vereins das Kinderspital unter dauerhaften politischen und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen ökonomisch selbständig und eigenverantwortlich zu betreiben. Die Aktivitäten des Vereins sind nicht auf Gewinn ausgerichtet. Sie verfolgen den alleinigen Zweck, das Österreichische Kinderspital in Goumry (Hauptstadt der Region Shirak in Armenien), das nach dem Erdbeben im Dezember 1988 mit Hilfe von Spenden der österreichischen Bevölkerung neu errichtet wurde, bei dessen strategischer, organisatorischer und fachlicher Entwicklung partnerschaftlich materiell und ideell zu unterstützen.
3. Partnerschaften
Bei der Verwirklichung des Vereinszieles und der Umsetzung des Vereinszweckes stehen dem Verein zwei Partner zur Verfügung: In Österreich das Krankenhaus Scheibbs, mit dessen Träger der Verein ein Kooperationsabkommen abgeschlossen hat und vor Ort die Stiftung „Für Armenien“, das im Auftrag des Vereins Projekte vor Ort umsetzt. Diese Stiftung ist eine gemeinnützige Institution des Deutschen Roten Kreuzes, Landesverband Berlin, in Armenien, eingetragen beim Justizminister der Republik Armenien in Jerewan unter der Registernummer 63 vom 14. Jänner 2000. Nachdem die Umsetzung von Projekten ausschließlich der Verbesserung und Weiterentwicklung des ÖKS dient, bemüht sich diese Stiftung bei jedem Auftrag, bei der Humanitären Kommission in Jerewan die Befreiung von der Mehrwertsteuer zu erwirken.
4. Gremien
4.1 Generalversammlung
Die ordentliche Generalversammlung, die alljährlich innerhalb von drei Monaten nach Beginn des Kalenderjahres stattfindet, ist eine Zusammenkunft aller Mitglieder des Vereins. Ihre Hauptaufgabe sind die Entgegennahme und Genehmigung des Rechenschaftsberichtes und des Rechnungsabschlusses des vorangegangenen Jahres sowie die Beschlussfassung über den Voranschlag und das Programm des kommenden Vereinsjahres. Diese dienen als Orientierungsrahmen für das weitere Agieren des Vorstandes, dessen Mitglieder ebenfalls von der Generalversammlung gewählt werden.
4.2 Der Vorstand
Der gemäß § 11 Abs. 1 der Statuten zusammengesetzte Vorstand handelt auf Basis des von der Generalversammlung beschlossenen Programms und Voranschlages, berät insbesondere über Projekte und fasst Beschlüsse über deren operative Umsetzung. Er tritt in der Regel alle zwei Monate bzw. fünfmal im Jahr zusammen. Bei der Umsetzung der Vereinsziele sind alle Mitglieder des Vereins, also auch die Vorstandsmitglieder, ehrenamtlich tätig. Entstehen diesen durch ihre Vereinstätigkeit Spesen, werden diese gegen Vorlage entsprechender Urkunden ersetzt. Hält sich ein Mitglied des Vorstandes bei seinen Beratungen über einen Tagesordnungspunkt für befangen, besteht Konsens darüber, dass dieses an einer Abstimmung über Angelegenheiten zu diesem Punkt nicht teilnimmt.
5. Funktionen
5.1 Obmann
Der Obmann ist der höchste Vereinsfunktionär und vertritt den Verein nach außen gegenüber Behörden und dritten Personen. Er führt den Vorsitz in der Generalversammlung und im Vorstand.
5.2 Kassier
Der Kassier ist für die ordnungsgemäße Geldgebarung des Vereins verantwortlich (Finanzcontrolling).
5.3 Schrift-/Geschäftsführer
Der Schrift-/Geschäftsführer des Vereins ÖKS führt die laufenden Geschäfte des Vereins, koordiniert die Kontakte zu Partner- bzw. Spendenorganisationen und zu Fördergebern. Ferner lädt er im Auftrag des Obmannes zu den Vorstandssitzungen und zur Generalversammlung ein und verfasst die Protokolle. Darüber hinaus koordiniert er das Berichtswesen (Berichte externer Experten, eigene Berichte, Jahresberichte) und ist für die laufende Aktualisierung der Homepage des Vereins ÖKS (www.oe-kinderspital.at), für alle Werbemaßnahmen des Vereins und den Datenschutz verantwortlich.
5.4 Rechnungsprüfer
Den von der Generalversammlung zu wählenden Rechnungsprüfern obliegen die laufende Geschäftskontrolle und die Überprüfung des Rechnungsabschlusses. Sie berichten der Generalversammlung über das Ergebnis dieser Prüfung.
6. Buchhaltung
Die Buchhaltung, insbesondere die Buchung der Einnahmen und Ausgaben des Vereins wird von der selbständigen Buchhalterin Brigitte Wetscherek geführt. Sie erstellt eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, eine Vermögensübersicht und unterstützt den Geschäftsführer bei dessen quartalsmäßiger Berichterstattung. Durch diese Zusammenarbeit ist auch gewährleistet, dass in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung auch Sachspenden und deren Weiterleitung enthalten sind und in der Vermögensübersicht die aushaftenden Mitgliedsbeiträge aufscheinen.
7. Einnahmen
Der Verein erzielt seine Einnahmen hauptsächlich aus Mitgliedsbeiträgen, Spenden, Sponsoren und Förderungen der öffentlichen Hand.
8. Ausgaben
Zur Umsetzung des Vereinszweckes und Erreichung des Vereinszieles führt der Verein in der Regel Projekte durch. Er fühlt sich dabei den Grundsätzen der Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit verpflichtet, ebenso bei der Verwendung der Mittel zur Aufrechterhaltung der Infrastruktur des Vereins (Bürobedarf, Reisekosten, Repräsentationsaufwand etc).
9. Zahlungsverkehr
Fallen im Zuge der Abwicklung der laufenden Geschäfte Zahlungen an, so ist es Aufgabe des Geschäftsführers, die eingelangten Geschäftsstücke (Rechnungen, Urkunden etc.) auf ihre sachliche Richtigkeit im Rahmen einer Vorprüfung zu unterziehen, insbesondere auch, ob die beabsichtigten Zahlungen auch im Einklang mit der Beschlusslage des Vorstandes, insbesondere mit beschlossenen Projektzahlungsplänen, stehen. Nach Aufbereitung der entsprechenden Unterlagen werden vom Geschäftsführer die Kassabelege dem Kassier sowie dem Obmann zur Unterschrift vorgelegt. Beim Empfang von Spenden in bar hat ein Vereinsmitglied das Geld aus der Spendenbox zu entnehmen, zu zählen und einem Vorstandsmitglied zu übergeben, welches des Empfang des Geldes gegenzeichnet und binnen 24 Stunden auf das Vereinskonto einzahlt.
10. Controlling
10.1 Projekte
Projekte werden wie folgt umgesetzt:
- Ausarbeitung einer Projektidee (Projektskizze) in Abstimmung mit dem Management des ÖKS durch den Geschäftsführer (allenfalls durch Recherchen vor Ort); Unterstützung des Geschäftsführers durch krankenhausverwaltungstechnisches und medizinisches Know-how im Vorstand;
- Erstellung eines Konzeptes durch den Geschäftsführer, allenfalls mit Festlegung von „Meilensteinen“;
- Genehmigung dieses Konzeptes durch den Vorstand;
- Akquisition der Geld- und Sachmittel bei öffentlichen Fördergebern, bei Spendern oder bei Sponsoren bei Einhaltung der Grundsätze für Werbemaßnahmen und Spendensammlung gemäß Anhang 1;
- Verwendung der Mittel im Einklang mit dem Projektplan und in analoger Anwendung der Beschaffungsvorschriften, die für die Vergabe öffentlicher Aufträge gelten;
- Regelmäßiges qualitatives und quantitatives Reporting der Geschäftsführung an den Vorstand zur Steuerung des Projektfortschrittes auf der Grundlage von Abweichungsanalysen durch Soll-Ist-Vergleiche, um rechtzeitig wenn nötig korrigierende Schritte wie Umwidmung, zusätzliche Mittelaufbringung, Reduktion von Maßnahmen oder gar den Abbruch des Projekts einzuleiten.
- Abschließende Beurteilung anhand der festgelegten Erfolgsfaktoren und Berichterstattung der Geschäftsführung an den Vorstand bzw. Generalversammlung.
10.2 Fundraising
Bei Fundraisingaktionen gilt Punkt 10.1. sinngemäß.
10.3 sonstige Vereinsaktivitäten
Über die sonstige Vereinsgebarung hat der Geschäftsführer dem Vorstand quartalsweise schriftlich zu berichten.
11. Berichtswesen
Zur Dokumentation der Umsetzung von Projekten bzw. zur Rechenschaftslegung über die Verwendung der eingegangenen Spenden und Mitgliedsbeiträge wird vom Verein ÖKS im ersten Quartal des laufenden Jahres ein Bericht über das Vorjahr (Jahresbericht) herausgegeben. Dieser enthält im Anhang auch die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, eine Vermögensübersicht und eine Liste über die aktuellen Vorstandsmitglieder. Sie wird sowohl in elektronischer (Downloadversion auf der Homepage) als auch in Papierform erstellt.
Anhang 1:
Werbung und Spendensammlung
Die Letztverantwortung für Spendensammlungen und Werbung wird vom Verein ÖKS nicht an Dritte übertragen, sondern liegt beim Vorstand. Dabei beachtet der Verein ÖKS neben den jeweiligen landesgesetzlichen Regelungen insbesondere die Bestimmungen des Konsumentenschutz-, des Datenschutz-, Telekommunikationsgesetzes und des Gesetzes gegen unlauteren Wettbewerb.
Unbeschadet der Regelungen des Konsumentenschutzgesetzes wird bei Abschluss von Fördermitgliedschaften sowie bei Erteilung von Einziehungsaufträgen oder Lastschriftverfahren ein Rücktrittsrecht innerhalb von 14 Tagen eingeräumt. Erfolgt ein Rücktritt innerhalb dieser Frist, werden ev. bereits bezahlte Beiträge rückerstattet. Die Fördermitgliedschaft ist nach 12 Monaten ab Abschluss der Mitgliedschaft jederzeit und mit sofortiger Wirkung kündbar. Wird der Fördermitgliedsbeitrag über ein Jahr hinaus im Voraus bezahlt, besteht ein Anspruch auf Rückerstattung des zum Zeitpunkt der Kündigung vorausbezahlten Anteils.
Der Verein ÖKS händigt dem Spender beim Werbevorgang eine Kopie der Verpflichtungserklärung bzw. des Fördermitgliedschaftsantrages aus und weist darin ausdrücklich auf das Rücktrittsrecht und darauf hin, dass bei Vorauszahlung des Fördermitgliedschaftsbeitrages über die Laufzeit hinaus ein Anspruch auf Rückerstattung des vorausbezahlten Anteils besteht.
Ohne bestehende konkrete Vorkontakte werden keine unerbetenen Telefon-, Telefax- oder E-Mail-Werbevorgänge unternommen. Die mit der Werbung gemachten Aussagen in Wort und Bild sind wahr, eindeutig und sachlich richtig. Es werden keine wesentlichen Fakten verschwiegen und keine Übertreibungen oder irreführenden Fotos verwendet. Die Grenzen von Sitte und Anstand werden gewahrt. Der Verein ÖKS verpflichtet sich, bei Werbeaktivitäten auf der Straße oder an der Haustür Irreführungen der angesprochenen Personen zu vermeiden. Er trägt Sorge dafür, dass extern beauftragte Sammler (haupt- oder ehrenamtlich) bzw. Werbeagenturen den Inhalt dieses Kriterienkataloges einhalten.
Es werden keine Bezeichnungen, Namen, Namenskürzel, Aufmachungen, Zeichen oder Logos verwendet, welche geeignet sind, Verwechslungen mit Bezeichnungen, Namen, Namenskürzeln, Aufmachungen, Zeichen oder Logos anderer Organisationen oder Institutionen oder den Eindruck einer Beziehung zu anderen Organisationen oder Institutionen entstehen zu lassen.
Anhang Vorstandsliste
